Vor der Anreise
Klären Sie eine Anweisung, fragen Sie nach der Anreiseplanung oder erfassen Sie Angaben, die das Team vor der Ankunft benötigt.
Anrufe rund um Check-in und Check-out
Mit Gästen sprechen, bevor sie anreisen und bevor sie abreisen.
StayAssist nutzt relevante Angaben zu Gast, Buchung und Unterkunft für ein KI-gestütztes Gespräch rund um An- oder Abreise. Geben Sie wichtige Informationen weiter, beantworten Sie Fragen und leiten Sie bei Bedarf den passenden nächsten Schritt ein.
Ein Aufenthalt Zwei vorausschauende Gespräche
- Zeitpunkt der Buchung
- Informationen zur Unterkunft
- Unterstützte Sprache
- Buchung
- Vor der Anreise Gespräch vor der Anreise
- ErreichtFortsetzen
- Nicht erreichtFestgelegter Folgeschritt
- Check-in
- Aufenthalt
- Vor dem Check-out Gespräch vor der Abreise
- ErreichtFortsetzen
- Nicht erreichtFestgelegter Folgeschritt
- Abreise
Der Aufenthalt
Zwei Momente, in denen Klarheit zählt.
Bei An- und Abreise müssen Informationen besonders häufig geklärt, Fragen beantwortet oder Entscheidungen getroffen werden, solange das Team noch reagieren kann.
Vor der Abreise
Die Anforderungen beim Check-out unterscheiden sich je nach Unterkunft. Ein rechtzeitiges Gespräch klärt den nächsten Schritt und macht Ausnahmen sichtbar, solange das Team noch reagieren kann.
Für mehrere Unterkünfte bietet StayAssist verteilten Teams einen wiederholbaren Ablauf für beide Momente. Informationen und Anweisungen bleiben dabei auf die jeweilige Unterkunft abgestimmt.
Kommunikation vor dem Check-in
Anreiseinformationen im Gespräch klären.
Kontaktieren Sie Gäste vor der Anreise mit den verfügbaren Angaben zur Unterkunft und zum Zugang. StayAssist kann den Weg erklären, nach der Anreiseplanung fragen und erkennen, wann persönliche Hilfe nötig ist.
- 01
Anreise vorbereiten
Geben Sie die für diesen Aufenthalt verfügbaren Informationen zu Anreise, Zugang und Wegbeschreibung weiter.
- 02
Offene Fragen erkennen
Im Gespräch lassen sich Anreisepläne erfragen und Fragen zur Unterkunft oder zum Zugang klären. Wenn das Team vor der Ankunft eingreifen muss, wird dies erkennbar.
- 03
Ergebnis sinnvoll weiterführen
Halten Sie eine Angabe zur Anreise fest, bestätigen Sie eine Klärung oder übergeben Sie die Frage mit dem Aufenthaltskontext an das Team.
Wenn ein früher Check-in oder ein Transfer für diesen Aufenthalt angeboten wird, kann StayAssist die Option ansprechen und die Antwort für den nächsten Schritt erfassen.
StayAssist übernimmt das Gespräch rund um die Anreise. Digitale Registrierung, Zahlung, Identitätsprüfung und eigenständiger Check-in laufen über getrennte Prozesse.
Kommunikation vor dem Check-out
Abreise klären, bevor eine Ausnahme entsteht.
Erreichen Sie Gäste vor dem Check-out oder am Abreisetag mit der Uhrzeit, den Anweisungen für die Unterkunft und, soweit verfügbar, Angaben zur Schlüsselrückgabe. Fragen und Wünsche werden sichtbar, solange das Team noch reagieren kann.
- 01
Abreiseinformationen weitergeben
Teilen Sie die Check-out-Zeit, Anweisungen für die Abreise und verfügbare Informationen zur Schlüsselrückgabe mit.
- 02
Fragen zur Abreise beantworten
Antworten Sie anhand der verfügbaren Informationen zur Unterkunft und erkennen Sie Wünsche, über die der Betrieb entscheiden muss.
- 03
Team bei Ausnahmen einbeziehen
Leiten Sie einen Wunsch nach spätem Check-out oder eine andere Ausnahme an das zuständige Team oder einen unterstützten Systemschritt weiter. Die Entscheidung bleibt beim Betrieb.
Wenn es passt, kann das Gespräch einen späten Check-out oder einen späteren Aufenthalt anbieten, auch in einer anderen Unterkunft des Betriebs, und die Antwort des Gastes weiterführen.
Dieser Ablauf übernimmt das Gespräch rund um die Abreise. Wechsel, Reinigung und Feedback nach dem Aufenthalt bleiben eigene betriebliche Abläufe.
Kommunikation
Ein Gespräch – ergänzt durch Nachrichten, wenn sie sinnvoll sind.
Das interaktive Gespräch findet per KI-Stimme statt. SMS oder WhatsApp können den Ablauf ergänzen, wenn eine Nachricht der bessere nächste Schritt ist.
Interaktives KI-Gespräch
Nutzen Sie verfügbare Angaben, um zu erklären, nachzufragen, auf den Gast einzugehen und den festgelegten Ablauf fortzusetzen.
Interaktive GesprächsebeneMehr als 26 Sprachen für Gespräche
Sofern Buchungsdaten verfügbar sind, können sie bei der Wahl einer unterstützten Gesprächssprache helfen.
Ausgehende Nachrichten
SMS oder WhatsApp können den Kontakt beginnen, Informationen bekräftigen oder auf einen unbeantworteten Anruf folgen. Das hängt von Anbieter, Region und verfügbaren Vorlagen ab.
Gäste sprechen mit StayAssist per Stimme. SMS und WhatsApp ergänzen diesen Ablauf als ausgehende Kanäle; eingehende Nachrichten von Gästen werden derzeit nicht unterstützt.
Folgeschritte
Passender Kontext, richtiger Zeitpunkt, nächster Schritt.
Jeder Ablauf verbindet den Kontaktzeitpunkt mit verfügbaren Angaben zum Aufenthalt und den Schritten, die aus dem Kontaktergebnis folgen.
- 01
Zeitpunkt wählen
Nutzen Sie Zeitpunkte relativ zur Buchung: vor der Anreise, rund um den Check-in, vor dem Check-out oder am Abreisetag.
- 02
Verfügbaren Aufenthaltskontext nutzen
Beziehen Sie relevante Angaben zu Gast, Unterkunft, Buchung, Sprache und Anweisungen aus der Einrichtung oder einem verbundenen Anbieter ein.
- 03
Vom Ergebnis aus weitergehen
Je nach Kontaktergebnis und Regeln stoppen, warten, erneut versuchen, einen anderen ausgehenden Kanal nutzen oder das Team einbeziehen.
Eine Antwort des Gastes kann über Folgeaktionen weitergeführt werden, wenn ein anderes Team, ein weiterer Ablauf oder eine unterstützte verbundene Aktion übernehmen soll.
Folgeaktionen entdeckenVerbundener KontextEine PMS-Integration kann Buchungsdaten für viele Unterkünfte bereitstellen. Buchungen lassen sich auch importieren oder manuell anlegen. Welche Felder, Ereignisse und Rückschreibungen verfügbar sind, hängt von Anbieter und Einrichtung ab.
Zeitsteuerung der KommunikationKontaktfenster, Ruhezeiten und die maßgebliche Zeitzone können bestimmen, wann der nächste Versuch erfolgt.
Integrationen ansehen Einbindung des Teams
StayAssist übernimmt Routinen. Bei Ausnahmen kommt das Team ins Spiel.
Wiederkehrende Kommunikation kann automatisch weiterlaufen. Braucht ein Gast eine Ausnahme oder Entscheidung, können Aufenthaltskontext und Gesprächsergebnis bei der Übergabe mitgehen.
Mit bereits erfasstem Kontext fortfahren.
Leiten Sie das laufende Gespräch weiter oder rufen Sie die zuständige Person separat an, sofern so eingerichtet. Ob eine Verbindung zustande kommt, hängt weiterhin von der Verfügbarkeit des Teams ab.
- 01Kontakt
- 02Ergebnis
- 03Folgeschritt
- 04Abschlussstatus
Der Verlauf kann Kanal, Kontaktergebnis, Wartezeiten, erneute Versuche und Eskalation enthalten. Wurde eine geeignete Option besprochen, können auch Interesse, Zustimmung oder Ablehnung des Gastes sowie die Fortsetzung durch das Team und der konfigurierte Abschlussstatus festgehalten werden.
Interesse, Zustimmung oder Ablehnung sind Gesprächsergebnisse. Sie genehmigen weder einen frühen Check-in noch einen späten Check-out, erzeugen keine Buchung oder Zahlung und bestätigen nicht die tatsächliche An- oder Abreise.
Fragen und Antworten
Wichtige Punkte vor der Einrichtung des Ablaufs.
Was bei Online-Check-in, verbundenen Daten, Kontaktergebnissen, Sprache und Teamübergabe zu beachten ist.
Ist das ein Online-Check-in-System?
Nein. Dieser Ablauf unterstützt die vorausschauende Kommunikation rund um An- und Abreise. Er stellt weder ein Check-in-Portal noch Identitätsprüfung, gesetzliche Registrierung, Zahlungsabwicklung, Zimmerzuweisung oder Schlüsselbereitstellung bereit. Digitaler und eigenständiger Check-in und Check-out sind ein eigener Prozessbereich.
Benötigt StayAssist für diese Abläufe ein PMS?
Nein. Buchungen können importiert oder manuell angelegt werden. Für größere Bestände ist eine unterstützte PMS-Integration sinnvoll; verfügbare Felder, Ereignisse und Rückschreibungen hängen jedoch von Anbieter und Einrichtung ab.
Kann StayAssist Gäste vor der Anreise und vor dem Check-out kontaktieren?
Ja. Ein Ablauf kann Kontaktzeitpunkte relativ zur Buchung oder nach einem festgelegten Zeitplan für Anreise, Check-in und Abreise nutzen. Kontaktfenster, Ruhezeiten und die maßgebliche Zeitzone können den Zeitpunkt eines Versuchs beeinflussen.
Was geschieht, wenn der Gast nicht antwortet?
Je nach Anrufergebnis kann der festgelegte Ablauf warten, erneut versuchen, stoppen, eine andere Person kontaktieren oder einen unterstützten ausgehenden Kanal wie SMS oder WhatsApp nutzen. Kontakt und Zustellung sind nicht garantiert.
Kann StayAssist in der Sprache des Gastes sprechen?
StayAssist unterstützt KI-Gespräche in mehr als 26 Sprachen. Buchungsdaten können bei der Wahl einer unterstützten Sprache helfen; Spracherkennung und Verfügbarkeit sind nicht universell.
Kann das Team übernehmen?
Ja. Wenn eine Frage oder Entscheidung eine Person erfordert, kann der Ablauf einen laufenden Anruf weiterleiten oder später das Team anrufen. Die Verfügbarkeit einer Person oder eine erfolgreiche Verbindung wird nicht garantiert.
Erleichtern Sie die Kommunikation rund um An- und Abreise.
Entdecken Sie StayAssist und legen Sie dann Zeitpunkt, Aufenthaltskontext und Kommunikationsweg passend zu Ihrem Betrieb fest.