Vóór aankomst
Verduidelijk instructies, vraag naar aankomstplannen of verzamel informatie vóór aankomst.
Incheck- en uitcheckgesprekken
Spreek met gasten voordat ze aankomen en voordat ze vertrekken.
StayAssist gebruikt gast-, reserverings- en accommodatieinformatie voor nuttige AI-gesprekken rond in- en uitchecken. Deel belangrijke informatie, beantwoord vragen en vervolg waar nodig.
Eén gastreis Twee proactieve gesprekken
- Reserveringstiming
- Accommodatie-informatie
- Ondersteunde taal
- Reservering
- Vóór aankomst Aankomstgesprek
- BeantwoordVerdergaan
- Geen gehoorIngestelde opvolging
- Inchecken
- Verblijf
- Vóór checkout Vertrekgesprek
- BeantwoordVerdergaan
- Geen gehoorIngestelde opvolging
- Vertrek
De verblijfsreis
Twee momenten waarop duidelijkheid telt.
Bij aankomst en vertrek moet informatie vaak worden verduidelijkt, beantwoord of opgevolgd terwijl het team nog kan reageren.
Vóór vertrek
Checkoutverwachtingen verschillen per accommodatie. Een tijdig gesprek verduidelijkt de vervolgstap en toont uitzonderingen terwijl het team nog kan reageren.
StayAssist geeft verspreide teams een herhaalbare aanpak voor beide momenten, met eigen informatie per accommodatie.
Incheckcommunicatie
Maak aankomstinformatie tot een gesprek.
Benader gasten vóór aankomst met beschikbare accommodatie- en toegangsinformatie. StayAssist verduidelijkt route, vraagt plannen en herkent behoefte aan menselijke hulp.
- 01
Bereid de aankomst voor
Deel beschikbare aankomst-, toegangs- of route-informatie voor het verblijf.
- 02
Luister naar wat openstaat
Vraag naar plannen, verduidelijk accommodatie- of toegangsvragen en herken wanneer het team vóór aankomst moet helpen.
- 03
Vervolg met een bruikbaar resultaat
Leg een aankomstdetail vast, bevestig verduidelijking of draag vraag en context over.
Bij beschikbare vroege check-in of vervoer kan StayAssist de optie bespreken en de reactie vastleggen.
StayAssist verzorgt het aankomstgesprek. Digitale registratie, betaling, identiteitscontrole en zelf inchecken blijven afzonderlijke processen.
Uitcheckcommunicatie
Verduidelijk vertrek voordat het een uitzondering wordt.
Benader gasten vóór checkout of op vertrekdag met uitchecktijd, instructies en sleutelinformatie. Vragen en verzoeken worden zichtbaar terwijl het team nog kan reageren.
- 01
Leg vertrekdetails uit
Deel uitchecktijd, accommodatiespecifieke vertrekinstructies en sleutelinformatie waar beschikbaar.
- 02
Beantwoord de vertrekvraag
Gebruik beschikbare informatie en herken verzoeken die een beheerdersbeslissing vereisen.
- 03
Betrek het team bij uitzonderingen
Stuur een late-checkoutverzoek of andere uitzondering naar team of ondersteunde systeemstap. Goedkeuring blijft bij de organisatie.
Waar relevant kan het gesprek laat uitchecken of toekomstig verblijf bespreken, ook in een andere portefeuilleaccommodatie, en de reactie doorgeven.
Deze workflow verzorgt het vertrekgesprek. Gastwissel, schoonmaak en feedback na het verblijf volgen eigen workflows.
Communicatie
Een gesprek, met berichten waar nuttig.
AI-spraak verzorgt de interactie. SMS of WhatsApp ondersteunt dezelfde reis wanneer een bericht beter past.
Interactieve AI-spraak
Gebruik beschikbare informatie om uit te leggen, vragen te stellen, te antwoorden en de ingestelde route te vervolgen.
Rijkere interactieve laag26+ spraaktalen
Reserveringsgegevens kunnen de ondersteunde spraaktaal helpen kiezen zodat het gesprek bij de gast past.
Uitgaande berichten
SMS of WhatsApp kan contact openen, informatie versterken of na onbeantwoord bellen volgen, afhankelijk van aanbieder, regio en sjablonen.
Gasten spreken via spraak met StayAssist. SMS en WhatsApp zijn uitgaande ondersteuning; inkomende gastberichten worden niet ondersteund.
Opvolging
Juiste context, juist moment, volgende stap.
Elke route verbindt contactmoment, verblijfsinformatie en vervolg op het contactresultaat.
- 01
Kies het moment
Gebruik reserveringsrelatieve timing vóór aankomst, rond inchecken, vóór checkout of op vertrekdag.
- 02
Gebruik beschikbare verblijfscontext
Gebruik relevante gast-, accommodatie-, reserverings-, taal- en instructiegegevens uit configuratie of koppeling.
- 03
Vervolg vanuit het resultaat
Stop, wacht, herhaal, gebruik een ander uitgaand kanaal of betrek het team volgens resultaat en regels.
Een gastreactie kan via workflow-opvolging doorgaan naar team, workflow of ondersteunde actie.
Ontdek workflow-opvolgingGekoppelde contextEen PMS automatiseert context op schaal; reserveringen kunnen ook handmatig worden geïmporteerd of gemaakt. Velden, gebeurtenissen en terugschrijven verschillen per aanbieder en configuratie.
CommunicatietimingCommunicatievensters, Niet storen en tijdzonecontext bepalen mede het volgende contactmoment.
Bekijk integraties Teamcontinuïteit
Laat StayAssist routinewerk doen. Betrek het team bij uitzonderingen.
Herhaalbare communicatie kan automatisch doorgaan. Bij uitzonderingen of beslissingen kunnen context en gespreksresultaat de overdracht volgen.
Ga verder met de verzamelde context.
Gebruik live overdracht of een apart uitgaand teamgesprek volgens instelling. Verbinding hangt af van teambeschikbaarheid.
- 01Contact
- 02Resultaat
- 03Opvolging
- 04Eindstatus
De registratie kan kanaal, contactresultaat, wachten, herhalen en escalatie bevatten. Bij passend aanbod ook interesse, acceptatie of afwijzing, teamvervolg en eindstatus.
Interesse, acceptatie of afwijzing is een gespreksresultaat. Het keurt geen vroege check-in of late checkout goed, maakt geen boeking of verkoop, verwerkt geen betaling en verifieert geen aankomst of vertrek.
Antwoorden op uw vragen
Praktische details vóór configuratie.
Grenzen rond online inchecken, context, contactresultaten, taal en overdracht.
Is dit een online inchecksysteem?
Nee. Dit biedt proactieve communicatie rond aankomst en vertrek, geen incheckportaal, identiteitscontrole, wettelijke registratie, betalingsverwerking, kamertoewijzing of sleutelgeneratie. Digitaal en zelf in-/uitchecken is een apart workflowgebied.
Vereist StayAssist hiervoor een PMS?
Nee. Reserveringen kunnen handmatig worden gemaakt of geïmporteerd. Een ondersteunde PMS-integratie heeft de voorkeur op schaal; velden, gebeurtenissen en updates hangen af van aanbieder en configuratie.
Kan StayAssist vóór aankomst en checkout contact opnemen?
Ja. Workflows gebruiken reserveringsrelatieve of geplande timing. Communicatievensters, Niet storen en tijdzonecontext bepalen mede wanneer contact wordt geprobeerd.
Wat als de gast niet opneemt?
De route kan wachten, herhalen, stoppen, ontvanger wijzigen of een ander uitgaand kanaal gebruiken. De route is ingesteld; contact of bezorging is niet gegarandeerd.
Kan StayAssist de gasttaal spreken?
StayAssist ondersteunt AI-spraak in 26+ talen. Reserveringsgegevens helpen de ondersteunde taal kiezen; detectie en beschikbaarheid zijn niet universeel.
Kan het team overnemen?
Ja. Via ingestelde live overdracht of een later teamgesprek. Teambeschikbaarheid en succesvolle overdracht zijn niet gegarandeerd.
Maak aankomst- en vertrekcommunicatie eenvoudiger uitvoerbaar.
Ontdek StayAssist en stel timing, context en communicatieroute passend in.