Avant l'arrivée
Clarifiez une consigne, demandez les projets d'arrivée ou recueillez les informations nécessaires à l'équipe avant l'arrivée sur place.
Appels d'arrivée et de départ
Échangez avec les voyageurs avant leur arrivée et avant leur départ.
StayAssist utilise les informations pertinentes du voyageur, de la réservation et de l'hébergement pour mener une conversation vocale par IA utile autour de l'arrivée ou du départ. Transmettez les informations importantes, répondez aux questions et assurez le suivi approprié si nécessaire.
Un parcours voyageur Deux conversations proactives
- Calendrier de réservation
- Informations de l'hébergement
- Langue prise en charge
- Réservation
- Avant l'arrivée Conversation avant arrivée
- DécrochéPoursuivre
- Sans réponseSuivi configuré
- Arrivée
- Séjour
- Avant le départ Conversation avant départ
- DécrochéPoursuivre
- Sans réponseSuivi configuré
- Départ
Le parcours du séjour
Deux moments où la clarté compte.
L'arrivée et le départ sont les moments où les informations ont le plus souvent besoin d'être clarifiées, expliquées ou suivies d'une action, tant que l'équipe peut encore réagir.
Avant le départ
Les attentes de départ varient selon l'hébergement. Une conversation au bon moment peut clarifier la suite et faire ressortir une exception tant que l'équipe peut encore réagir.
StayAssist offre aux équipes réparties sur plusieurs sites une méthode reproductible pour ces deux moments, tout en conservant les informations et consignes propres à chaque hébergement.
Communication d'arrivée
Faites des consignes d'arrivée une conversation.
Contactez le voyageur avant son arrivée avec les informations disponibles sur l'hébergement et l'accès. StayAssist peut préciser l'itinéraire, recueillir les projets d'arrivée et reconnaître les besoins d'aide humaine.
- 01
Préparer l'arrivée
Transmettez les informations disponibles pour le séjour concernant l'arrivée, l'accès ou l'itinéraire.
- 02
Repérer les questions en suspens
La conversation peut préciser les projets d'arrivée, clarifier une question d'accès ou d'hébergement et repérer un besoin d'intervention de l'équipe avant l'arrivée.
- 03
Poursuivre avec un résultat utile
Consignez une précision d'arrivée, confirmez les points clarifiés ou transmettez la question et les informations du séjour à l'équipe.
Si une arrivée anticipée ou un transfert est proposé pour ce séjour, StayAssist peut le présenter et recueillir la réponse pour l'étape suivante.
StayAssist gère la conversation autour de l'arrivée. L'enregistrement numérique, le paiement, la vérification d'identité et l'arrivée en libre-service suivent leurs processus distincts.
Communication de départ
Clarifiez le départ avant qu'il ne devienne une exception.
Contactez le voyageur avant son départ ou le jour même avec l'horaire, les consignes propres à l'hébergement et les modalités de retour des clés disponibles. Les questions peuvent remonter tant que l'équipe a le temps d'agir.
- 01
Préciser les modalités de départ
Transmettez l'heure de départ, les consignes propres à l'hébergement et les modalités de retour des clés lorsqu'elles sont disponibles.
- 02
Répondre aux questions de départ
Répondez à partir des informations disponibles et repérez les demandes nécessitant une décision de l'exploitant.
- 03
Transmettre les exceptions à l'équipe
Transmettez une demande de départ tardif ou une autre exception à l'équipe compétente ou à l'étape système prise en charge. L'approbation reste du ressort de l'exploitant.
Lorsque cela est pertinent, la conversation peut présenter un départ tardif ou un futur séjour, y compris dans un autre hébergement du parc, puis transmettre la réponse à l'étape suivante.
Ce parcours prend en charge la conversation de départ. La remise en état entre séjours, le ménage et les avis après séjour suivent leurs propres processus.
Communication
Une conversation, avec des messages lorsque c'est utile.
La voix par IA assure l'échange interactif. Un SMS ou un message WhatsApp peut accompagner le même parcours lorsque c'est la meilleure étape suivante.
Voix par IA interactive
Utilisez les informations disponibles pour expliquer, poser des questions, répondre au voyageur et poursuivre le parcours configuré.
Un échange interactif plus richeAu moins 26 langues à l'oral
Les données de réservation peuvent guider le choix d'une langue vocale prise en charge lorsqu'elles sont disponibles, pour adapter l'échange au voyageur.
Messages sortants
Les SMS ou messages WhatsApp peuvent ouvrir le contact, rappeler des informations utiles ou suivre un appel sans réponse, sous réserve du fournisseur, de la région et des modèles disponibles.
Les voyageurs échangent avec StayAssist par la voix. Les SMS et WhatsApp accompagnent ce parcours comme canaux sortants ; la messagerie entrante voyageurs n'est pas actuellement prise en charge.
Actions de suivi
Le bon contexte, le bon moment, la suite adaptée.
Chaque parcours réunit le moment du contact, les informations disponibles sur le séjour et la suite à donner au résultat.
- 01
Choisir le moment
Contactez le voyageur selon le calendrier de réservation : avant l'arrivée, autour de l'enregistrement, avant le départ ou le jour même.
- 02
Utiliser le contexte disponible du séjour
Utilisez les informations pertinentes de voyageur, d'hébergement, de réservation, de langue et de consignes issues de la configuration ou du fournisseur connecté.
- 03
Poursuivre selon le résultat
Arrêtez, attendez, réessayez, utilisez un autre canal sortant ou impliquez l'équipe selon le résultat du contact et les règles.
La réponse d'un voyageur peut se poursuivre via les actions de suivi lorsqu'une équipe, un parcours ou une action connectée prise en charge doit prendre le relais.
Découvrir les actions de suiviContexte connectéUne intégration PMS peut automatiser le contexte de réservation à grande échelle ; les réservations peuvent aussi être importées ou créées manuellement. Les champs, événements et mises à jour disponibles varient selon le fournisseur et la configuration.
Calendrier de communicationLes créneaux de communication, les règles Ne pas déranger et le fuseau horaire pertinent peuvent déterminer le moment de la tentative suivante.
Voir les intégrations Continuité d'équipe
Confiez la routine à StayAssist. Gardez l'équipe pour les exceptions.
Les communications reproductibles peuvent se poursuivre automatiquement. Si une exception ou décision est nécessaire, le contexte du séjour et le résultat de l'échange peuvent accompagner le relais.
Poursuivre avec le contexte déjà recueilli.
Utilisez un transfert en direct ou passez un appel sortant distinct au contact d'équipe approprié, selon la configuration. La mise en relation dépend de sa disponibilité.
- 01Contacter
- 02Résultat
- 03Suivi
- 04État final
Le dossier peut inclure le canal, le résultat du contact, les attentes, les nouvelles tentatives et l'escalade. Si une option éligible a été présentée, il peut aussi conserver l'intérêt, l'acceptation ou le refus du voyageur, ainsi que le relais à l'équipe et l'état final configuré.
L'intérêt, l'acceptation ou le refus est un résultat de conversation. Cela n'approuve pas à lui seul une arrivée anticipée ou un départ tardif, ne crée ni réservation ni vente, ne traite pas le paiement et ne vérifie pas l'arrivée ou le départ physique.
Vos questions, nos réponses
Les points pratiques avant de configurer le parcours.
Limites de l'enregistrement d'arrivée en ligne, contexte connecté, résultats des contacts, langues et relais à l'équipe.
S'agit-il d'un système d'enregistrement d'arrivée en ligne ?
Non. Ce parcours assure une communication proactive autour de l'arrivée et du départ. Il ne fournit ni portail d'enregistrement, ni vérification d'identité, ni enregistrement légal, ni paiement, ni attribution de chambre, ni génération de clés. L'arrivée et le départ numériques ou en libre-service relèvent de processus distincts.
Faut-il un PMS pour ces parcours ?
Non. Les réservations peuvent être importées ou créées manuellement. Une intégration PMS prise en charge facilite l'automatisation à grande échelle, mais les champs, événements et mises à jour disponibles dépendent du fournisseur et de la configuration.
StayAssist peut-il contacter les voyageurs avant l'arrivée et le départ ?
Oui. Un parcours peut utiliser un calendrier lié à la réservation ou programmé pour les échanges avant arrivée, à l'arrivée et au départ. Les créneaux, règles Ne pas déranger et fuseaux horaires pertinents peuvent aussi déterminer le moment des tentatives.
Que se passe-t-il si le voyageur ne répond pas ?
Le parcours configuré peut utiliser le résultat disponible de l'appel pour attendre, réessayer, s'arrêter, changer de destinataire ou utiliser un autre canal sortant pris en charge comme les SMS ou WhatsApp. Le contact et la livraison ne sont pas garantis.
StayAssist peut-il parler la langue du voyageur ?
StayAssist propose la voix par IA dans au moins 26 langues. Les données de réservation disponibles peuvent guider le choix d'une langue prise en charge, mais la détection et la disponibilité des langues ne sont pas universelles.
L'équipe peut-elle prendre le relais ?
Oui. Lorsqu'une question ou décision nécessite une personne, le parcours peut utiliser un transfert en direct configuré ou un appel sortant ultérieur à l'équipe. La disponibilité d'un collaborateur et la réussite du transfert ne sont pas garanties.
Simplifiez les échanges d'arrivée et de départ.
Découvrez StayAssist, puis configurez le calendrier, les informations de séjour et le parcours de communication adaptés à votre activité.