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Comunicación con huéspedes y coordinación de flujos con IA

StayAssist

Conecta la comunicación con huéspedes con lo que viene después.

StayAssist conecta la comunicación con huéspedes, los eventos de reserva y las señales del alojamiento con el siguiente paso operativo. Utiliza el contexto de cada estancia para llamar, enviar mensajes, reintentar, derivar y actualizar sistemas conectados mediante los flujos que configures.

Solicitar una demo Descubre los flujos

Huésped y reserva

  • Evento de reserva
  • Llamada entrante del huésped

Eventos del alojamiento

  • Evento de StayControl
  • Evento de StayAlert
  • Evento de StayEco

Sistemas y programación

  • Flujo programado o personalizado
  • Evento de API o integración
Evento de reserva / Llamada entrante del huésped
HuéspedReservaAlojamientoConocimientoTiemposReglas
StayAssistComunicación / coordinación
Ramificación / espera / reintentoSubflujo / finalización
Llamada de IA / Respuesta de voz

Comunicación con huéspedes

  • Llamada de IA
  • Mensaje saliente

Respuesta del equipo

  • Derivación al equipo

Acciones conectadas

  • Tarea / actualización de sistema / webhook

Utiliza StayAssist por separado, o conéctalo con eventos de StayControl, StayAlert y StayEco.

Flujos de StayAssist

Un producto. Ocho formas de hacer avanzar la estancia.

Empieza por la necesidad del huésped o la tarea operativa que tienes delante. Cada flujo de StayAssist reúne comunicación, contexto disponible y el siguiente paso, mientras las funciones compartidas conectan toda la familia.

  1. Entrada y salida

    Prepara a los huéspedes para la llegada y la salida con conversaciones específicas de su estancia y pasos claros.

    Descubre los flujos de entrada y salida

  2. Asistencia al huésped

    Responde a las preguntas entrantes de los huéspedes con el contexto disponible de la estancia y el alojamiento, e incorpora al equipo cuando haga falta.

    Descubre la asistencia al huésped

  3. Recordatorios a huéspedes

    Haz seguimiento de los pasos pendientes del huésped en momentos programados o según el estado disponible.

    Descubre los recordatorios a huéspedes

  4. Mediación de incidencias

    Responde a una incidencia del alojamiento o de la operativa con contactos, comprobaciones y escalado según su estado, cuando estén configurados.

    Descubre la mediación de incidencias

  5. Flujos comerciales

    Presenta un producto o servicio pertinente en conversaciones elegibles, registra la respuesta y continúa el seguimiento.

    Descubre los flujos comerciales

  6. Opiniones de huéspedes

    Recoge opiniones en una conversación específica y dirige las respuestas útiles al seguimiento adecuado.

    Descubre las opiniones de huéspedes

  7. Acciones posteriores del flujo

    Lleva un resultado relevante al siguiente paso operativo configurado.

    Descubre las acciones posteriores

  8. Flujos personalizados

    Combina activadores compatibles, contexto, comunicación y continuación en vías reutilizables para tu operativa.

    Descubre los flujos personalizados

A lo largo de la estancia

La conversación adecuada en cada momento.

El ciclo de la estancia ayuda a situar las conversaciones habituales con huéspedes sin limitar dónde puede funcionar StayAssist.

  1. 01

    Antes de la llegada

    Prepara la estancia y haz seguimiento de los pasos pendientes del huésped.

  2. 02

    Durante la estancia

    Ayuda a los huéspedes y responde a las necesidades del alojamiento o de la operativa.

  3. 03

    Salida

    Coordina la conversación sobre la salida y el siguiente paso práctico.

  4. 04

    Después de la estancia

    Recoge opiniones en una conversación específica.

Los recordatorios pueden intervenir en más de un momento. La mediación de incidencias puede empezar por una condición del alojamiento o de la operativa. Los flujos comerciales pueden participar cuando corresponda. Las acciones posteriores y los flujos personalizados son capas compartidas, no etapas de la estancia.

Dentro del flujo

Diseña el recorrido, además de la conversación.

La respuesta de un huésped, una llamada sin contestar o un cambio en el estado del alojamiento pueden cambiar lo que viene después. Combina contexto, condiciones, esperas, reintentos y derivaciones en flujos adaptados a tu operativa.

Parte de un flujo reutilizable, adáptalo a un alojamiento o grupo y extiende la configuración a toda tu cartera.

Cuatro ejemplos representativos de una familia de ocho flujos.

Mediación de incidencias
Mediación de incidencias

Sigue la incidencia, sin ceñirte a un guion fijo de escalado.

Comprueba el estado de la incidencia durante el flujo cuando la fuente lo permita. Contacta con el huésped, espera, prueba otra vía o incorpora al equipo según las reglas de la incidencia y el alojamiento.

Descubre la mediación de incidencias
  1. Activador
    Incidencia de StayControl
  2. Contexto
    Cargar el contexto disponible del alojamiento, la reserva y la incidencia
  3. Decisión
    ¿Sigue activa la incidencia?

    Cuando la fuente permite consultar el estado actual.

  4. Decisión
    ¿Se permite la comunicación?
  5. Esperar / comprobar de nuevo
    Esperar a la franja permitida
  6. Acción
    Llamar al huésped
  7. Decisión
    Resultado de la llamada al huésped
  8. Acción
    Enviar el SMS alternativo configurado

    Solo saliente, cuando esté configurado y sea compatible.

  9. Esperar / comprobar de nuevo
    Esperar y volver a comprobar la incidencia

    Cuando la fuente permite consultar el estado actual.

  10. Decisión
    Siguiente paso configurado
  11. Respuesta del equipo
    Llamar al contacto del equipo

    No se garantiza la respuesta ni la resolución.

  12. Resultado
    Flujo finalizado

    Completar el recorrido no demuestra que la incidencia esté resuelta.

    • La incidencia ya no está activa
    • Vía de escalado completada
Entrada y salida: ejemplo de llegada
Entrada y salida: ejemplo de llegada

Prepara la llegada y haz seguimiento de los pasos pendientes.

Utiliza la reserva para preparar la conversación de llegada. Comparte la información relevante, recoge los planes del huésped y conecta un paso pendiente compatible con un recordatorio programado o basado en el estado.

Descubre los flujos de entrada y salida
  1. Activador
    Activador previo a la llegada
  2. Contexto
    Cargar la información disponible de reserva y llegada
  3. Decisión
    ¿Se permite la comunicación?
  4. Esperar / comprobar de nuevo
    Esperar a la franja permitida
  5. Acción
    Llamar al huésped sobre la llegada
  6. Decisión
    Resultado de la llamada al huésped
  7. Acción
    Enviar el mensaje de llegada configurado

    Solo saliente, cuando esté configurado y sea compatible.

  8. Decisión
    ¿Modalidad de recordatorio?

    La modalidad depende de la configuración. Que no haya estado disponible no significa que un paso esté pendiente.

  9. Acción
    Subflujo de recordatorio al huésped
    • Programado: espera al momento configurado y envía sin comprobar el estado actual de finalización.
    • Basado en el estado: consulta el estado disponible de la fuente autorizada. Completado: termina sin enviar. Pendiente: envía el recordatorio configurado.
    • Estado no disponible: sigue la alternativa configurada o termina sin un recordatorio basado en el estado.
  10. Resultado
    Registrar el resultado del flujo

    No confirma el envío de un formulario externo, un pago, el check-in ni la llegada física.

Asistencia al huésped
Asistencia al huésped

El huésped llama. El siguiente paso responde a su necesidad.

Ayuda con preguntas sobre el alojamiento y problemas cotidianos utilizando la información relevante de la estancia. Cuando la respuesta o la acción requieran una persona, intenta transferir la llamada en directo u organiza un contacto posterior del equipo.

Descubre la asistencia al huésped
  1. Activador
    Llamada entrante del huésped

    Voz entrante, no mensajería entrante de huéspedes.

  2. Acción
    Pedir datos para identificar la reserva

    Los datos facilitados por quien llama no son prueba de identidad.

  3. Decisión
    ¿Reserva pertinente identificada?
  4. Contexto
    Cargar el conocimiento disponible del alojamiento y el contexto de la estancia
  5. Decisión
    ¿Se puede atender aquí la solicitud?
  6. Acción
    Responder al huésped
  7. Respuesta del equipo
    Intentar transferir en directo al destino del equipo configurado

    No se garantiza la conexión.

  8. Respuesta del equipo
    Organizar un contacto posterior del equipo
    1. Seleccionar el destinatario configurado
    2. Realizar una llamada saliente independiente al equipo
  9. Acción
    Enviar el mensaje saliente de seguimiento configurado

    Solo cuando sea compatible.

  10. Resultado
    Registrar la conversación y el resultado

    No se garantizan la respuesta, la transferencia ni la resolución del problema.

Flujos comerciales
Flujos comerciales

Presenta una oferta pertinente para la estancia cuando se cumplan los requisitos.

Utiliza el contexto disponible del huésped y las reglas comerciales configuradas para orientar la conversación. Registra interés, aceptación o rechazo; en este ejemplo, las continuaciones seleccionadas son una llamada posterior al equipo o una acción compatible en un sistema conectado, cuando esté disponible.

Descubre los flujos comerciales
  1. Activador
    Oportunidad comercial configurada
  2. Decisión
    Comprobar el contexto disponible del huésped y los requisitos de la oferta

    La disponibilidad en tiempo real depende del proveedor.

  3. Decisión
    ¿Se permite la comunicación?
  4. Esperar / comprobar de nuevo
    Esperar y volver a comprobar la elegibilidad
  5. Acción
    Llamar al huésped con la oferta pertinente
  6. Decisión
    Respuesta del huésped
  7. Esperar / comprobar de nuevo
    Aplicar la regla configurada de reintento o finalización
  8. Acción
    Registrar el interés o la aceptación en el flujo

    La aceptación no equivale a una reserva, venta, prestación o pago completados.

  9. Acción
    Subflujo de seguimiento comercial
    • Actualización compatible en el sistema conectado, cuando esté disponible
    • Llamada posterior al equipo
  10. Resultado
    Registrar el resultado
    • Interés
    • Aceptación
    • Seguimiento
    • Rechazada
    • No corresponde

Una oferta elegible puede incorporarse a una conversación adecuada de otro flujo sin desplazar su finalidad principal de servicio. La participación comercial queda fuera de la gestión de incidencias activas o sin resolver y de la recogida de opiniones. El interés o la aceptación no completan por sí solos una reserva, aprobación, pago o prestación.

Un resultado relevante puede dar paso a otra acción durante la conversación o más adelante. Descubre las acciones posteriores

Los flujos personalizados combinan y reutilizan inicios compatibles, contexto disponible, comunicación y continuación mediante configuración guiada para los alojamientos o grupos adecuados. Descubre los flujos personalizados

Estos cuatro ejemplos muestran patrones habituales. La familia completa de ocho flujos figura arriba.

El contexto de cada estancia

Pon la estancia detrás de la conversación.

Una respuesta útil depende de algo más que la pregunta. StayAssist reúne la información disponible de huéspedes y reservas con el conocimiento del alojamiento, los servicios y el historial del flujo para orientar la conversación y la siguiente acción.

Huésped y reserva

Idioma, fechas de estancia, estado de reserva y otros datos pertinentes del huésped.

Alojamiento y conocimiento

Instrucciones de llegada, información de acceso, indicaciones del alojamiento y conocimiento de la empresa.

Servicios y estado del flujo

Servicios, precios y disponibilidad pertinentes, y lo que ya ha ocurrido en el flujo.

Contexto de StayAssistReserva identificada · contexto cargado

Conversación

Huésped
«¿Cómo entro en el apartamento?»
StayAssist
«Te explicaré las instrucciones de llegada de tu estancia».
Siguiente acción

Enviar las instrucciones de llegada configuradas

Conecta los datos de reserva mediante tu PMS o trabaja con reservas creadas o importadas manualmente. Los campos y las acciones disponibles dependen de la conexión.

Descubre las integraciones
Tiempos y reglas de comunicación

Adapta cada contacto al contexto del huésped.

La zona horaria pertinente depende del contexto de comunicación, no automáticamente del reloj del alojamiento. Antes de la llegada, esto puede implicar utilizar la zona horaria derivada de la dirección del huésped al planificar el contacto.

Establece franjas de comunicación y reglas de no molestar para alojamientos y reservas. Un flujo puede esperar hasta que se permita el contacto, mientras las reglas específicas de cada incidencia definen cómo gestionar el seguimiento urgente.

  1. Flujo previo a la llegada
  2. Zona horaria del huéspedContexto de reserva y dirección
  3. Fuera de la franja de comunicación
  4. Esperar
  5. Contacto permitido
  6. Contactar con el huésped

La urgencia de la incidencia se rige por las reglas configuradas del flujo.

Idioma, voz y personalidad

Una voz acorde con tu forma de recibir.

Habla con los huéspedes en al menos 26 idiomas y utiliza la información de la reserva para ayudar a elegir el adecuado en cada conversación. Configura el nombre, el tono y las instrucciones del asistente, con opciones de voz, acento y género cuando sean compatibles.

Asigna al asistente una función clara y una forma de hablar acorde con tu operativa. Siempre se identifica como IA.

«Hola, soy Alex, el asistente de IA de tu estancia. ¿En qué puedo ayudarte?»
26+
idiomas para conversaciones de voz con huéspedes

Idioma orientado por la reserva

Hablemos de la experiencia de tus huéspedes
Nombre del asistente
Alex
Función
Asistencia al huésped
Tono
Cercano, claro y práctico
Idioma
Orientado por la reserva
Voz
Configurada para el idioma compatible
Instrucciones
Utiliza las indicaciones del alojamiento. Pregunta si falta contexto. Incorpora al equipo cuando sea necesario.
Acciones posteriores del flujo

Lleva cada resultado relevante al siguiente paso.

Una conversación puede continuar con el huésped, conectarlo con el equipo, actualizar una operación cuando la conexión lo permita o iniciar otro flujo. El siguiente paso puede ocurrir durante la conversación, como una transferencia en directo, o más adelante.

Mantén la operativa en marcha

Utiliza el resultado para decidir si el siguiente paso corresponde al huésped, al equipo o a una operación conectada.

Mantén clara la derivación

Consulta la continuación seleccionada y el resultado disponible sin tratar el resultado de un flujo como prueba de que la tarea real se ha completado.

Las acciones posteriores en sistemas conectados dependen de los datos, las acciones y los permisos disponibles en cada proveedor e integración.

Cuando una continuación necesita valores configurados de una llamada completada, la extracción estructurada posterior está disponible como complemento independiente de pago por uso.

Descubre las acciones posteriores
Historial de comunicación y ejecución

Consulta qué ocurrió y hacia dónde continuó el recorrido.

Revisa cómo gestionó StayAssist una conversación o un proceso: qué se ejecutó, el resultado pertinente y si continuó con otro paso o terminó ahí.

Historial ilustrativo

Los registros reales dependen del flujo, el contexto disponible y los canales utilizados.

  1. Asistencia al huésped

    Llamada entrante del huésped atendida con la información disponible de la estancia

    Indicaciones facilitadas

    Recorrido finalizado

  2. Recordatorios a huéspedes

    Llamada saliente sin respuesta; mensaje configurado enviado

    No se ha contactado por teléfono con el huésped

    Paso de recordatorio posterior en espera

  3. Flujos comerciales

    Oferta elegible comentada durante una conversación adecuada

    Huésped interesado

    Seguimiento del equipo seleccionado

Estos ejemplos muestran registros de flujo ilustrativos. «Recorrido finalizado» significa que el flujo configurado de StayAssist alcanzó su estado final. «Seguimiento del equipo seleccionado» registra la continuación elegida; no garantiza que la tarea real se haya completado.

En las llamadas, el historial disponible puede incluir duración, estado, coste, grabación, transcripción y resumen de IA. La extracción estructurada posterior sigue siendo un complemento independiente de pago por uso.

Experiencias de clientes
Stop in FlatGestión de apartamentos en Madrid

Menos respuestas repetitivas. Más tiempo para gestionar la cartera.

Salón de un apartamento de Stop in Flat en el centro de Madrid
Un apartamento de Stop in Flat en el centro de Madrid.

En su cartera de Madrid, Stop in Flat utiliza StayAssist para atender una parte sustancial de las consultas recurrentes de huéspedes, mientras StayControl mantiene conectada la monitorización de los alojamientos.

67%
Consultas de huéspedes resueltas automáticamente
34,6 horas
Recuperadas para el equipo cada mes
al menos 30 apartamentos
Con StayAssist y StayControl

Resultados comunicados por Stop in Flat. Las consultas resueltas automáticamente no requieren intervención del personal.

Modelo comercial

Paga por la comunicación cuando se produce.

StayAssist utiliza un modelo de pago por uso para voz y mensajería, sin necesidad de comprar dispositivos. Diseña los flujos que necesita tu operativa, con costes de comunicación según el uso real.

  1. Configurar el flujo
  2. Se producen comunicaciones y acciones
  3. Se factura el uso
Comunicación de voz
Llamadas facturadas según uso, con tratamiento diferente según el resultado, la duración y el buzón de voz.
Mensajería saliente
Mensajes facturados según uso en los canales configurados, con cargos según el canal y el destino.
Acciones estructuradas posteriores a la llamadaComplemento independiente de pago por uso
Añade por separado extracción estructurada y acciones posteriores a la llamada mediante pago por uso.

Sin suscripción recurrente de tarifa plana para comunicación. El uso en producción requiere un método de pago.

Ver precios de StayAssist Consultar la configuración de flujos
Preguntas antes de empezar

Cómo encaja StayAssist en tu operativa.

Los detalles prácticos de la comunicación con huéspedes, la configuración de flujos y el uso diario.

¿Tienes un flujo concreto en mente? Coméntalo con nuestro equipo.

Consultar tu configuración
¿Puedo utilizar StayAssist sin StayControl?

Sí. StayAssist puede ejecutar comunicación con huéspedes y flujos operativos por separado de StayControl. También puedes conectarlo con eventos de StayControl, StayAlert y StayEco cuando esos productos formen parte de tu configuración.

¿Necesito una integración con un PMS?

No. Las reservas se pueden crear o importar manualmente. Una conexión con un PMS ayuda a automatizar eventos de reserva y a aportar contexto en toda la cartera. La información y las acciones disponibles dependen del proveedor y de su API.

¿Los flujos son fijos o podemos configurar los nuestros?

Los flujos se configuran mediante una puesta en marcha guiada. Combina activadores, contexto, condiciones, esperas, reintentos, canales, destinatarios y subflujos según tu operativa. Reutiliza un flujo en varios alojamientos o adáptalo a un alojamiento o grupo concreto.

¿Los huéspedes pueden llamar directamente a StayAssist?

Sí. Una llamada entrante puede iniciar un flujo de asistencia. StayAssist solicita la información necesaria para identificar la reserva pertinente y utiliza después el contexto disponible de la estancia y el alojamiento para ayudar o incorporar al equipo.

¿Los huéspedes pueden iniciar una conversación por SMS o WhatsApp?

Actualmente no. La asistencia iniciada por el huésped está disponible por teléfono. Los SMS, WhatsApp y los mensajes compatibles de OTA o PMS son canales salientes de los flujos, no vías de entrada de chat para huéspedes.

¿Qué ocurre si un huésped no contesta?

El flujo sigue el siguiente paso configurado. Puede esperar, reintentar, enviar un mensaje saliente, contactar con otro destinatario o finalizar. Los flujos de incidencias también pueden comprobar si la incidencia sigue activa antes de continuar.

¿StayAssist puede transferir una llamada a nuestro equipo?

Sí. StayAssist puede transferir una llamada en directo a un miembro del equipo configurado o realizar otra llamada de seguimiento por separado. Si no se establece contacto, el flujo puede continuar según los destinatarios y las reglas alternativas de tu configuración.

¿Qué idiomas admite StayAssist?

StayAssist admite conversaciones de voz con huéspedes en al menos 26 idiomas. La información de reserva puede ayudar a seleccionar el adecuado. Las voces, los acentos y las opciones de género concretas dependen del idioma y el proveedor compatibles.

¿Podemos elegir el nombre y la personalidad del asistente?

Sí. Configura el nombre que presenta a los huéspedes, su función, tono e instrucciones, junto con las opciones de voz compatibles. Siempre se identifica como IA, aunque su nombre y personalidad pueden reflejar la forma en que tu empresa se comunica con los huéspedes.

¿Se graban las llamadas?

Sí. El historial de llamadas de StayAssist incluye grabaciones de audio, transcripciones y resúmenes de IA.

¿Cómo se factura StayAssist?

La voz y la mensajería saliente se pagan por uso. El precio varía según el resultado y la duración de la llamada, el canal y el destino. El buzón de voz tiene su propia categoría de cargo; las llamadas a números erróneos no se cobran. La extracción estructurada y las acciones posteriores a la llamada están disponibles como complemento independiente de pago por uso. Consulta los precios de StayAssist para conocer el modelo comercial en detalle.

¿StayAssist puede actualizar nuestro PMS, CRM u otros sistemas?

Sí, cuando sea compatible. Los flujos de StayAssist pueden actualizar datos del PMS, reservas, CRM u otros datos operativos cuando el sistema conectado y su API lo permitan. También pueden continuar mediante tareas configuradas, webhooks o subflujos.

Descubre cómo gestionaría StayAssist tu comunicación y tus flujos.

Hablemos de tu comunicación con huéspedes, las derivaciones al equipo y las acciones que quieres conectar.

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